Boards on Fire användning
Boards on Fire användning

IA i Boards on fire

Integrera IA-systemet med Board on Fire – så tar ni kontroll över era HMS-avvikelser

Att hantera avvikelser ska vara enkelt, effektivt och en naturlig del av det dagliga förbättringsarbetet. Genom att integrera IA-systemet (Informationssystem för Arbetsmiljö) med Boards on Fire får ni full överblick över rapporterade händelser – direkt i era digitala styrningstavlor.

Mindre manuellt arbete. När en avvikelse rapporteras i IA-systemet förs den automatiskt över till rätt tavla i Boards on Fire.

Snabbare reaktion. Teamen ser direkt vad som hänt och kan vidta snabba, konkreta åtgärder utan att något faller mellan stolarna.

Allt på ett ställe. Med visualisering och uppföljning direkt i ert dagliga arbetssätt blir avvikelsehanteringen både mer levande och effektiv.

I den här guiden går vi igenom hur integrationen fungerar, vad som krävs för att komma igång och hur ni får ut maximalt värde av kopplingen.

Så fungerar integrationen

Integrationen innebär att HMS-avvikelser som rapporteras i IA-systemet automatiskt skickas till Boards on Fire och visas på era tavlor. Arbetsmiljöarbetet blir därmed en naturlig del av den dagliga styrningen, utan behov av manuell uppföljning.

Data hämtas automatiskt var 15:e minut. Varje hämtning tittar sju dagar bakåt i IA för att säkerställa att informationen alltid är uppdaterad.

Vi hämtar ingen personlig information eller annan känslig data från IA-systemet. Den information som tas in i Boards on Fire är begränsad till:

  • Vad som har hänt (exempelvis avvikelse, incident, tillbud)
  • Löpnummer
  • Datum för händelsen 
  • Var händelsen inträffat (plats/organisation) 

Steg för steg - så kommer ni igång 

Steg 1: Skapa API-nyckel i IA-systemet 

För att kopplingen ska fungera behöver ni först skapa en API-nyckel i IA-systemet.

  • Följ anvisningarna via denna länk.
  • Viktigt: Se till att alternativet Begränsad behörighet är ibockat när nyckeln skapas. Detta gör att ingen känslig data kan hämtas via API:et. Läs mer om begränsad behörighet längst ner i artikeln.

Steg 2: Konfigurera API-nyckeln i Boards on Fire

 

Följ dessa steg för att aktivera kopplingen i BoF-gränssnittet:

  1. Klicka på Administrationsmenyn (de tre strecken) i det övre vänstra hörnet.
  2. Gå till sektionen Integration och välj fliken IA integration.
  3. Tryck på knappen Lägg till IA API-nyckel.
  4. Fyll i följande uppgifter:
    Namn & Beskrivning: Ge integrationen ett tydligt namn (t.ex. "IA Produktion Syd").
    Client ID & Client Secret: Klistra in uppgifterna från nyckeln du skapade i IA.
    Topporganisation: Genom att välja en topporganisation kan man säkerställa att alla händelser i IA synkroniseras, även om de inte kan matchas via Externa IDn.
    Om vald: Händelser i IA som inte kan matchas via Externa IDn hamnar automatiskt i denna topporganisation.
    Om tom: Endast händelser som kan matchas via Externa IDn synkroniseras, övriga ignoreras.
    Notifieringar: Välj en användare som får notifieringar om integrationen mot förmodan skulle misslyckas.
    Aktiverad: Styr om integrationen ska vara igång. När det är aktiverad (förvalt läge) sker synkroniseringen var 15e minut. Inaktivera för att stoppa hämtningen.
    Importera historisk data: Aktivera detta val för att hämta befintlig historik från det senaste året direkt från IA-systemet.
  5. Avsluta med att trycka på Lägg till IA API-nyckel.

Steg 3: Organisationsmappning 

För att informationen ska landa på rätt ställe behöver IA-organisationerna mappas mot era organisationer i BoF. 

  1. Gå till Administrationsmenyn och välj Organisationers Externa IDn.
  2. Välj IA som Integrationskälla.
  3. Använd rullistan för att koppla ihop rätt organisation i BoF med motsvarande i IA.

Begränsad behörighet 

Vår integration hämtar inte personuppgifter eller känslig information. För att säkerställa att vi aldrig får tillgång till mer data än nödvändigt används en nyckel med begränsad behörighet. Nyckeln med begränsad behörighet exkluderar: Händelsetyperna Arbetssjukdom och Kränkning/diskriminering samt alla händelser som är valda med begränsad åtkomst. Även bilagor exkluderas.

Nyckeln med begränsad behörighet exkluderar också fälten enligt nedan för alla händelsetyper:

  • Personnummer
  • Ålder
  • Kön
  • Sök-ID
  • Namn
  • Kontaktperson (om annan än den skadade)
  • E-postadress
  • Mobilnummer
  • Yrke
  • Arbetstidens förläggning
  • Antal yrkesår

Gratis webbdemo

Vi kan berätta allt om Boards on Fire. Men det är enklare att visa. En snabb webbdemo ger dig grunderna i våra lösningar.